Банкінг: рахунки та оплата замовлень за випискою

Доповнення «Банкінг» додає в панель розділ «Банкінг». У нього підтягуються виписки з ваших банківських рахунків: усі надходження та списання зібрані в одному списку з відбором за датами, і видно, що прийшло і коли, без входу в інтернет-банк. Якщо в призначенні платежу є номер замовлення, а сума збігається з тією, на яку чекає замовлення, магазин сам позначає замовлення сплаченим, а ви отримуєте сповіщення.

Самі банки підключаються окремими доповненнями: «Банк: ПриватБанк» і «Банк: monobank». Надходження, у якому номер замовлення не знайшовся, сума не збіглася або підходять два замовлення, лишається в списку, і рішення щодо нього ухвалюєте ви.

Що важливо знати заздалегідь#

• Без доповнення банку розділ порожній і пише «Немає підключених банків». Встановіть «Банкінг» і хоча б одне доповнення банку.
• ПриватБанк підключається лише для рахунків ФОП і бізнес-рахунків, monobank — лише для рахунку ФОП.
• Виписку магазин забирає у фоні, тому йому потрібен налаштований рядок планувальника, див. Обслуговування. Без нього не працює ні автооновлення, ні кнопка «Синхронізувати».
• Дивитися розділ може співробітник із правом «Дивитися банківський розділ». Додавати, змінювати й видаляти рахунки, запускати синхронізацію та змінювати «Автооновлення» — із правом «Вести рахунки та виписки». Без цього права кнопок «Синхронізувати», зміни й видалення рахунку та поля «Автооновлення» в розділі не видно.

Крок 1. Встановіть доповнення#

У розділі «Налаштування» → «Платформа» → «Встановлення та оновлення» встановіть «Банкінг» і доповнення свого банку: «Банк: ПриватБанк», «Банк: monobank» або обидва. Після цього в панелі з’явиться розділ «Банкінг»: у смузі ліворуч відкрийте «Фінанси та звіти», він стоїть першим пунктом, перед «Каси та чеки».

Крок 2. Додайте рахунок#

У розділі «Банкінг» натисніть «Додати рахунок». У вікні «Новий рахунок» заповніть поля:

• «Банк» — ПриватБанк або monobank. Пізніше банк у рахунку змінити не можна: для іншого банку заведіть новий рахунок.
• «Тип рахунку» — у ПриватБанку це «ФОП / бізнес-рахунок», у monobank — «Рахунок ФОП».
• «Назва рахунку» — наприклад, «Основний рахунок ФОП». Під цією назвою рахунок видно в розділі та в сповіщеннях.
• «Колір» — колір мітки рахунку. За ним надходження з різних рахунків розрізняються в загальному списку та в сповіщеннях.
• Блок «Реквізити доступу» — поля, які просить ваш банк. Для ПриватБанку їх описано нижче, для monobank — на сторінці Банк: monobank.
• Блок «Сповіщення про нові операції» — лист або повідомлення про кожну нову операцію, див. розділ «Сповіщення».
• «Рахунок активний» — увімкнено за замовчуванням. Неактивні рахунки не синхронізуються.

Натисніть «Зберегти». Токени та інші секретні поля після збереження приховуються. Під час наступної зміни рахунку в такому полі стоїть підказка «Задано — залиште порожнім, щоб не змінювати».

Підключення ПриватБанку#

Виписку ПриватБанк віддає через «Автоклієнт». Токен для неї видається в Приват24 для бізнесу, у розділі «Інтеграція (Автоклієнт)». Підказка біля поля токена в магазині каже те саме: «Розділ «Автоклієнт» → API виписок. Зберігається зашифровано».

У блоці «Реквізити доступу» заповніть поля:

• «API-токен» — токен з «Автоклієнта». Магазин зберігає його в зашифрованому вигляді.
• «IBAN / номер рахунку» — рахунок, виписку якого потрібно завантажувати. Пробіли можна лишити.
• «ID клієнта (необов’язково)» — додатковий ідентифікатор, потрібний деяким рахункам. Залиште поле порожнім, якщо банк його не вимагає.

Під час першої синхронізації магазин завантажує операції за останній тиждень. Далі кожна синхронізація заново переглядає тиждень до останньої завантаженої операції, тому операція, яку банк провів заднім числом, не загубиться. Та сама операція вдруге до списку не потрапляє.

Автооновлення#

Унизу списку рахунків є поле «Автооновлення»: як часто магазин сам забирає виписку з банку. Варіанти: «Вимкнено», «Щохвилини», «Кожні 5 хвилин» (стоїть за замовчуванням), «Кожні 15 хвилин», «Кожні 30 хвилин», «Щогодини». Інтервал спільний для всіх рахунків і зберігається одразу після вибору.

Щоб забрати виписку негайно, оберіть рахунок і натисніть «Синхронізувати» в його шапці. Коли синхронізація закінчиться, магазин напише підсумок, наприклад «Готово: отримано 12, прив’язано 1». Тут «отримано» — скільки операцій банк надіслав за переглянутий період, «прив’язано» — скільки замовлень магазин позначив сплаченими.

Перемикач «Живе оновлення» під автооновленням відповідає за сам список: доки він увімкнений, розділ перечитує першу сторінку без перезавантаження й підсвічує нові операції. У полі «Інтервал опитування» обирається, як часто це відбувається: 15 або 30 секунд, 1 або 5 хвилин. Цей вибір зберігається у вашому браузері, у кожного співробітника він свій.

Що видно в розділі#

Ліворуч — пункт «Усі рахунки» і ваші рахунки. Під назвою рахунку стоїть банк і залишок, якщо банк його повідомив.

Праворуч, у шапці обраного рахунку, — його стан: «синхронізований», «синхронізація…», «помилка синхронізації» або «ще не синхронізований». Якщо синхронізація не вдалася, під станом написано причину. Якщо банк відповів, але є щось, про що варто знати, там само стоїть попередження (наприклад, у monobank не ввімкнулися миттєві сповіщення).

Нижче — зведення за обраний період: «Оборот», «Надходження», «Витрати» і «Пов’язано» (скільки операцій пов’язано із замовленнями). Відбір: «З» і «По» — дати, «Статус» — «Усі», «Пов’язані» або «Не пов’язані», «Надходження або витрата». Кнопка «Скинути» знімає відбір.

У списку операцій — дата й час, рахунок (коли обрано «Усі рахунки»), контрагент, призначення платежу, сума та статус. Якщо надходження сплатило замовлення, у статусі стоїть «Замовлення …», і за ним відкривається це замовлення. Решта операцій позначені «Не пов’язано».

Як магазин сам позначає оплату#

Кожне нове надходження магазин звіряє із замовленнями. Замовлення позначається сплаченим, лише якщо виконано всі умови нижче. Сплатити не те замовлення гірше, ніж лишити надходження вам, тому магазин прив’язує лише безсумнівні випадки.

1. У призначенні є позначений номер замовлення. Магазин знаходить номер після «№», «#» або латинської «N» («№63», «# 63») і після слів «замовлення» (а також «замовленням», «замовленню»), «заказ» («заказа», «заказу», «заказом»), «order», «zakaz», «zamovlennya». Число без позначки замовленням не вважається: це може бути телефон, дата чи сума. Номер, який починається з нуля, теж не вважається, це схоже на телефон. Якщо у форматі номера замовлень у вас є буквений префікс, наприклад «MD-63», номер із таким префіксом магазин впізнає й без позначки.
2. Сума збігається до копійки з тією, на яку чекає замовлення: з усією сумою замовлення або із залишком, якщо замовлення «Оплачено частково».
3. Валюта надходження збігається з валютою замовлення.
4. Підходить рівно одне замовлення. Якщо під умови підходять два замовлення, надходження лишається вам.
5. Замовлення оформлено не пізніше дня надходження й не раніше ніж за 90 днів до нього.
6. У замовлення спосіб оплати без платіжної системи: оплата за реквізитами, за рахунком або під час отримання. Замовлення, яке чекає оплату карткою через платіжну систему, закриє сама платіжна система.
7. Замовлення ще не сплачене, гроші за ним не поверталися, і воно не в завершальному статусі (за замовчуванням це «Доставлено» і «Скасовано»).
8. До замовлення ще не прив’язано інше надходження. Другий переказ за тим самим замовленням може бути й доплатою, і помилковим повтором, тому його розбираєте ви.

Коли все збіглося, замовлення отримує статус оплати «Оплачено». Покупець отримує лист, як після будь-якої оплати, а в історії замовлення з’являється запис про те, на який рахунок і від кого надійшли гроші. У списку операцій у надходження з’являється «Замовлення …».

Тому покупцеві важливо лишити номер замовлення в призначенні. Доповнення «Оплата за реквізитами» ставить номер у призначення само й за замовчуванням не дає покупцеві його стерти.

Статус замовлення після оплати#

Саме собою замовлення після оплати лишається в попередньому статусі: гроші змінюють лише статус оплати. Щоб замовлення рухалося далі само, відкрийте рахунок кнопкою з олівцем і в блоці «Замовлення після оплати» оберіть потрібний статус, наприклад «Оплачено» або «В обробці». За замовчуванням стоїть «Не змінювати статус».

Магазин переводить замовлення так само, як це зробив би менеджер: із записом в історії замовлення та листом покупцю, якщо лист для цього статусу налаштовано. Замовлення рухається лише вниз за списком статусів, який ви бачите в розділі «Налаштування → Замовлення»; порядок у цьому списку ви змінюєте перетягуванням. Тому гроші, що надійшли пізно, не повернуть уже відправлене замовлення в «Оплачено». Якщо замовлення вже стоїть нижче за обраний статус або з його статусу в обраний перейти не можна, статус залишиться попереднім, а в історії замовлення з’явиться запис із причиною. Оплату при цьому все одно буде позначено.

Що лишається вам#

Надходження, яке не пройшло хоча б одну умову, лишається в списку зі статусом «Не пов’язано». Знайдіть замовлення за призначенням або за платником, відкрийте його в розділі «Замовлення» і в полі «Статус оплати» оберіть «Оплачено» або «Оплачено частково». Зв’язок із замовленням розділ ставить лише сам, тому таке надходження й після цього лишається «Не пов’язано».

Сповіщення#

У панелі. Про кожне надходження співробітники з правом «Дивитися банківський розділ» отримують сповіщення «Оплата на рахунок «…»». У ньому сума, платник, його рахунок і призначення платежу. Якщо надходження вже сплатило замовлення, нижче стоїть рядок «Замовлення … сплачено». Сповіщення відкриває розділ «Банкінг». Звук про нові операції налаштовується в «Налаштування» → «Сповіщення» → «Звук сповіщень», тип сповіщення називається «Нова операція за рахунком».

Листом або повідомленням. У кожного рахунку є свій блок «Сповіщення про нові операції»:

• «Надсилати сповіщення» — вмикає надсилання.
• «Про які операції» — «Лише надходження» (за замовчуванням) або «Будь-які операції».
• «Канал» — E-mail, SMS, Telegram або WhatsApp. Якщо для каналу ще немає підключення, біля його назви стоїть позначка «немає підключення».
• «Підключення» — для всіх каналів, крім пошти: яке підключення використовувати. За замовчуванням — «За замовчуванням для каналу».
• «Отримувач» — адреса пошти або телефон чи ID отримувача.

У листі буде тема на зразок «Надходження +1 250.00 UAH на рахунок «…»», а в тексті — рахунок, сума, контрагент, призначення й дата. За одну синхронізацію магазин надсилає не більше 20 таких повідомлень.

Часті проблеми#

У рахунку «помилка синхронізації». Причину написано під станом рахунку. У ПриватБанку це відповідь банку, наприклад «API ПриватБанка вернул код …» з номером відповіді (цей текст магазин показує російською) або текст помилки, який надіслав банк. Перевірте токен і IBAN у налаштуваннях рахунку (значок олівця в шапці). Помилки monobank описано на сторінці Банк: monobank.

Після «Синхронізувати» з’явилося повідомлення, а виписка не завантажилася. Магазин не почав синхронізацію й пояснив чому:

• «Рахунок неактивний.» — увімкніть «Рахунок активний» у налаштуваннях рахунку.
• «Синхронізація цього рахунку вже виконується.» — дочекайтеся її закінчення.
• «Не вказано API-токен ПриватБанку.» або «Не вказано IBAN / номер рахунку.» — заповніть поле в блоці «Реквізити доступу».

Виписка не оновлюється сама. Перевірте, що в «Автооновленні» не стоїть «Вимкнено», і що рядок планувальника налаштовано, див. Обслуговування.

Гроші надійшли, а замовлення не позначене сплаченим. Звірте надходження з умовами вище. Найчастіше в призначенні немає номера з позначкою, сума відрізняється на комісію чи копійки, замовлення чекає оплату через платіжну систему або за замовленням уже було інше надходження. Позначте оплату вручну.